Polityka prywatności
AKITA JKT CONSULTING / Administrator
Czerminek 51, PL 63-322 Gołuchów
E-mail kontaktowy: kontakt@kancelaria.ai
1. Zakres i definicje
Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe na stronie kancelaria.ai w związku z usługą analizy dokumentów przy użyciu sztucznej inteligencji (AI). Przede wszystkim, dbamy o prywatność i bezpieczeństwo informacji zgodnie z RODO (Rozporządzenie 2016/679).
Użytkownik – osoba odwiedzająca stronę kancelaria.ai lub korzystająca z formularzy/analizy AI.
Dokument – plik (np. w formacie .docx) wgrany na stronie w celu analizy treści.
Administrator – AKITA JKT CONSULTING.
Dostawcy AI – zewnętrzni dostawcy modeli sztucznej inteligencji (np. OpenAI, Google Gemini), którzy na nasze zlecenie przetwarzają treść wgranego dokumentu.
2. Kategorie danych
Dane podane w formularzu (kontakt/lead): imię, adres e-mail, treść wiadomości, dodatkowe dobrowolnie wprowadzone dane.
Wgrane dokumenty: cała treść wgranego pliku, metadane niezbędne do obsługi (np. nazwa pliku, rozmiar), wynik analizy.
Dane techniczne: logi serwera, adres IP, znacznik czasu, identyfikatory sesji, cookies/analytics.
Uwaga: prosimy nie umieszczać w dokumentach danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO, np. dane zdrowotne). Jeżeli dokument je zawiera, nie przesyłaj go przed usunięciem takich danych.
3. Cele i podstawy prawne (art. 6 RODO)
Realizacja usługi analizy dokumentu (na żądanie Użytkownika) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (lub lit. f – nasz prawnie uzasadniony interes świadczenia usługi demo/MVP).
Kontakt i obsługa zapytań (formularz) – art. 6 ust. 1 lit. b/f RODO.
Ulepszanie i bezpieczeństwo serwisu (logi, diagnostyka błędów, ochrona przed nadużyciami) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Marketing bezpośredni (tylko jeśli Użytkownik wyrazi zgodę) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Jednakże udzieloną zgodę można wycofać w każdej chwili.
4. Przetwarzanie dokumentów przez sztuczną inteligencję
Wgrany plik (np. w formacie .docx) jest przetwarzany wyłącznie w celu wykonania jego analizy na żądanie Użytkownika.
Co do zasady nie przechowujemy treści dokumentów długoterminowo, ponieważ są one przetwarzane doraźnie i usuwane po zakończeniu procesu analizy (patrz pkt 6).
Jednocześnie, w trakcie analizy treść dokumentu może być przekazana dostawcom AI, którzy działają jako nasi podprocesorzy (podmioty przetwarzające – np. OpenAI, Google), wyłącznie w celu wygenerowania wyniku analizy.
Transfer poza EOG: należy również pamiętać, że przetwarzanie przez dostawców AI może odbywać się poza EOG (np. w USA). Stosujemy SCC/standardowe klauzule umowne i rozwiązania oferowane przez dostawców, a w przypadku dostępności takich opcji włączamy ustawienia ograniczające przechowywanie oraz wykorzystanie danych do trenowania modeli AI.
Poufność: używamy szyfrowania w transmisji danych (HTTPS). Zalecamy Użytkownikom usuwanie danych poufnych (PII – Personally Identifiable Information) lub maskowanie takich danych przed wgraniem dokumentu.
Ograniczenia: wynik analizy ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
5. Źródła danych
Otrzymujemy dane bezpośrednio od Użytkownika (formularz, plik) oraz, dodatkowo, z urządzenia Użytkownika (dane techniczne/cookies).
6. Retencja (jak długo przechowujemy dane)
Dokumenty wgrane do analizy są przechowywane wyłącznie tymczasowo na naszych serwerach – maksymalnie do 1 godziny od zakończenia procesu analizy. Po tym czasie plik zostaje automatycznie usunięty.
Wyniki analizy (HTML/DOCX) nie są archiwizowane – są dostępne wyłącznie w ramach bieżącej sesji użytkownika albo w formie pliku pobranego przez użytkownika.
Dane przekazane do dostawców AI (np. OpenAI, Google) są przetwarzane zgodnie z ich polityką retencji. Aktualnie deklarują oni przechowywanie treści wyłącznie tymczasowo (do 30 dni) w celach bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom, bez wykorzystywania ich do trenowania modeli.
Logi serwerowe (błędy, diagnostyka): do 30–90 dni.
Leady/korespondencja: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu lub do momentu zgłoszenia sprzeciwu/wycofania zgody.
7. Odbiorcy danych
Są to przede wszystkim dostawcy infrastruktury (hosting Render/Hostinger), a także narzędzia analityczne/pliki cookie oraz dostawcy AI (OpenAI, Google), a ponadto podmioty wspierające obsługę IT/bezpieczeństwo. Lista naszych podprocesorów dostępna jest na żądanie.
8. Prawa Użytkownika
Użytkownikowi, w odniesieniu do danych, przysługują prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu, cofnięcia zgody (jeśli jej udzielono). W związku z tym, Użytkownik może realizować swoje prawa, przekazując odpowiedni wniosek na adres: kontakt@kancelaria.ai.
Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO – kancelaria@uodo.gov.pl
9. Bezpieczeństwo
Stosujemy między innymi szyfrowanie transmisji danych (HTTPS), kontrolę dostępu, separację środowisk, minimalizację zakresu danych oraz automatyczne usuwanie treści dokumentów po wykonaniu ich analizy.
10. Cookies i analityka (w skrócie)
Używamy plików cookie niezbędnych do działania strony oraz – za zgodą Użytkownika – analitycznych/marketingowych.
Szczegóły w naszej Polityce cookies. Zakresem udzielanej zgody można zarządzać poprzez baner z informacją o plikach cookie.
11. Zmiany w polityce prywatności
Polityka przywatności może podlegać zmianom. Zawsze obowiązuje wersja opublikowana na stronie.
Data ostatniej aktualizacji: 04.10.2025 r.